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中小企業のRPA/外注化/外部委託のリスク「ノウハウの流出」、失敗しない為に目的を明確にしよう【業務改善】

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結論:中小企業が事業継続していくためにはバランス感覚が重要

 中小企業で業務改善などに取り組むと、必ずと言っていいほど「RPA」「外部委託(外注化)」等が議題にあがります。

 

 これらの手段は有効に使えるのであれば非常に高い価値がありますが、ただなんとなくで取り組むと事業の継続に深刻なダメージを負う可能性があります。

 

 特に「ノウハウの流出」が発生すると、最悪元に戻せなくなる可能性もあります。

 

 せっかくの業務改善が失敗してしまうと悲しいので、ノウハウ流出というリスクについてきちんと考えていきましょう。

 

中小企業の存在価値、強みを消してしまうリスク

 中小企業で働いている方、マニュアルがきちんと整備されていない、手順が煩雑であるという悩みを抱えていませんでしょうか? 

 

 マニュアルの整備については必要なことなのでしっかりと取り組む必要がありますが、整備していく過程で手順の煩雑さに辟易して、良い機会だから手順をシンプルにしていこう!という感じで進めていく事があると思います。

 

 手順をシンプルにしていく事は大切なことです。手順をシンプルにしていくという事は、仕事の取捨選択をするという事です。ここで絶対に気をつけなくてはならない事は、「作業としては無駄だけど、お客様の購買動機になっている作業」を無くしてはならないという事です。

 

相手の立場になって考えることで、強みを失うリスクを回避できる

 じぶんたちからすれば、どころか、一般的に見て無駄と思えるような処理や作業であっても、お客様にとっては無くてはならない処理というものは事実としてあります。特に中小企業は、こういった細やかな仕事をやることで仕事を取ってきているケースが少なくありません。

 

 RPA導入しよう、外注化しようという改善を進める場合、マニュアルの整備したり、その過程で運用をシンプルにしていくという動きになるのは極めて自然なことなのですが、ノウハウを失う前に、自社の強みを明確にしておく必要があります。

 

 仕事を研ぎ澄まし、極めてシンプルな状態にする。これを言い換えると特徴が無い、「誰がやっても同じ」ということになります。商材がオンリーワンなら良いですが、そうでない場合、今までやっていた「無駄と思える作業」という付加価値がなくなることで、お客様に「どこと取引しても同じ」と思われることは回避しなくてはなりません。その先にあるのは価格競争という名前の地獄です。

 

 だから、自社の強みと目的を明確にしてから取り掛かる必要があるわけです。 逆に、この手の取り組みで失敗する原因のほとんどは手段が目的と入れ替わってしまう事です。

 

 業務効率化の目的は利益の最大化であり、効率化を行った結果、じぶんたちの価値を落としてしまい、お客様の信用を損ない、結果、利益が減ってしまうようではいけません。

 

ノウハウが散逸してしまうと「戻せない」

 中小企業だと、原則としてじぶんたちでやったことがじぶんたちのノウハウになります。機械任せにしたり、誰かに仕事を渡してしまうとじぶんたちにノウハウが溜まっていかないという事です。

 

 そして、使わない知識や技術というのは忘れていくものです。下手すると外注化した業務が戻せなくなってしまうリスクがあるという事です。

 

 中小企業のボリュームで外注化すると、やや割高になることがあります。そして、一度決まった単価は不変ではありません。

 

 そのうえ、相手(業者)の都合や、システムの制限で「対応できないこと」が発生する可能性があります。これはチャンスロスにつながりますし、無理に受けるとしてもスケールメリットが効かない可能性が高く、今後の展開が縛られるというリスクは認識しておく必要があります。

 

 仕事を自社に戻すというカードが使えない、使いにくいという事は、ボリュームで戦いにくい中小企業にとっては思わぬ痛手になる可能性があります。

 

 逆に考えるとわかりやすいと思います。最初に安く引き受けて、中小企業からノウハウを吸い上げ、自社で動けなくしておいてから値上げをしてみると相手はどうするか。そういうことです。

 

まとめ 「全部自社でやる」が悪いのではなく、「全部自社」がブランド化できていないのが悪い

 「紙を見てシステムに入力する」類の業務は積極的に自動化したり外注化するべきですが、お客様に対して何らかの付加価値を与えることが出来ていると考えられる作業についてはしっかりと見定めてから自動化/外注化をするべきです。

 

 デリバリーの例だと、配送合理化の為、毎日配送から月・水・金の配送にしたいと申し入れた時に、お客様から「だったら他所で買う」と言われたとした場合、お客様がじぶんの会社から買ってくださる購買動機は「毎日配送があるから」です。

 

 単純に、荷物の量が少ないから配送便をまとめたいと考えるまえに、毎日配送がある意味・お客様にとってのメリット、そして、それが明確にお客様のメリットになっているならば、そのお客様に与えているメリットがどのようにじぶんの会社に還元できているか?を明確にしておくべきです。

 

 たまに、硬直した思考で「全部自社でやっているなんて非効率だ!」という人が居ますが、そう結論付ける前に「全部自社でやっていることがどうブランディングされているか?、どのように会社利益に貢献しているか?」を考えるべきなのです。

 

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