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仕事ができる人がやっているたった2つのこと【RPA/外注/外部委託】

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結論:①規則性を探し、②先読みすることが重要

 結論からお話しすると、仕事ができると周囲から思われている人は、①規則性を探すことが得意で②先読みしながら仕事をしています。 すぐ規則性に気がつき、先読みもできている人を「仕事ができる人」だと思うのです。 これを意識してできるようになると、あなたの時間はより有効なものになり、さらに、周りの人から「仕事ができる人」だと思われます!

 

規則性が探せる人は、効率よく仕事ができるということ

 効率よく仕事をすすめるために規則性を見出すことは重要です。 なぜ重要か? 仕事/作業の効率化を考えるという事は、パターン化するということを考えなくてはなりません。

 

 仕事を分解して、規則性を見出し、例えばフォーマットや手順を統一してしまう。仕事を、同じことの繰り返しレベルにしてしまう事ができるという事です。

 

 規則性を見出し、仕事を同じことの繰り返しレベルにできてしまえば、究極的に、自分がやる必要すら無くすことが出来る可能性が出てきます。 RPA(ロボテック・プロセス・オートメーション)を活用した仕事の自動化や外部委託(外注)などの改善活動を行う筋が出てくるレベルだという事です。

 

 仕事をパターン化できると効率の良い仕事になる。仕事の質ががらりと変わる。 だから、規則性を見出すことが重要なのです。

 

 参考:ロボティック・プロセス・オートメーション - Wikipedia

 

規則性をすぐ見つけることが出来る人は、物事の深部まで考えているという証明

 漫然と、言われた作業をこなしているレベルだと深い規則性を見つけることはできません。簡単な規則性は見つかると思います。例えば、「A111」「A112」・・・・・・のように最後の数字だけがカウントアップしていくような規則性です。 これはこれで重要なのですが、「誰でもわかる」という領域を出ません。差別化にならないという事です。だから、深く考えることが重要なのです。

 

規則性を見出すコツは「相手の気持ちになって考える」こと

 深く考えることが重要と理解しても、じゃあ具体的にどうやって深く考えるんだ?という壁にぶちあたると思います。そういう時は、「フォーマット」を研究してみると良いです。

 

 「フォーマット」とは規則性の塊です。発注書・注文書もそうですし、概念的なもの、たとえば「5W1H」などもれっきとしたフォーマットです。

 

 そのフォーマットを通して、フォーマットを作った人の気持ちを考えてみるのです。なんでこういう規則性にしたのか。複数のフォーマットで類似している点はなんなのか。

 

 フォーマットは手段です。つまり、そのフォーマットを作った人は、そのフォーマットによって達成したい目的があるのです。ここまで考えることが出来ると、しだいに、仕事に取り掛かる際、「この仕事/作業の目的は何だろう?」ということが考えられるようになってきます。

 

 同じ目的のグループで括れるようになると、規則性を見出すことのハードルが大きく下がります。楽に規則性が見出せるようになるでしょう。

 

 考える前の勉強として、こういったフォーマットという人の考えにに意識を向けてみると良い結果になります。

 

先読みできる人は、仕事を前倒しで片づけるという事実

 規則性から目的まで考えることが出来るようになると、今やっている仕事/作業の先が見通せるようになります。

 

 今やっている仕事/作業が、目的達成に対してどう役に立つのか。そのあとどういう動きが必要になるかが考えられるようになると、事前にトラブルのネタをつぶしたり、次の指示を予測して事前に資料を集めておいたりできるようになるのです。

 

 「仕事を前倒しでやる」の本質は、明日の仕事を今日やろう!ではなく、次のアクションを予測して、先に進んでいく事なのです。

 

先読みするためには「知ること」「考えること」が最重要

 報告・連絡・相談が重要なのは言うまでもありません。しかし、なんでもかんでも報告・連絡・相談をしていると、仕事にならないというのも事実です。

 

 ピンポイント・アプローチが重要だという事です。

 

 例えば「弊社の主要取引先である、業界最大手〇〇社が国内工場の操業を停止!」という情報があったとします。工場の操業が停止するということは、モノを作らなくなるという事です。

 

 1.売り上げの減少

 2.関連会社にも波及して関連会社も売り上げが減少する

 3.在庫過多の可能性

 4.資金繰りの悪化の可能性

 

 他にもありますが、このくらいは考えつくことが出来ます。 自社の主要取引先がモノを作らなくなると、自社の売り上げ減少するというところまでは誰でも思いつきますが、この対策だけに注力して他を見ないと、破綻する可能性があります。

 

 

 具体的には、発注を見直して仕入関連に手を入れないと、資金がショートする可能性がありますし、仕入れたモノが出ていかない可能性が高まるわけですから、保管場所が足りなくなる可能性もあります。

 

 仕事ができるといわれている人は、ここまで読んで動くのです。 ここまで読んだうえで報告・連絡・相談・行動をするから、無駄なく、効率的にコトが回っていくのです。そして、早く動くから、上の例だと場所の確保をするにしても、他社よりも早く動くメリットが活きてきて、結果が出せるようになるのです。

 

まとめ 規則性を見出しながら先読みできれば最強

  相手の目的をしっかり把握することで、規則性を見出し、先読みして行動すると、自分から仕事を取りに行かない限り、どこかのタイミングで手が空くようになってきます。

 

 逆に、これが出来ない人はずっと忙しいです。何故なら、規則性が見いだせないから仕事/作業自体の負荷がずっと減らず、先読みもできないので、やり直しのリスクが高いからです。 もっとも非効率な仕事/作業は「やり直し」です。 これが回避できない上に、作業自体の負荷も高いから、ずっと忙しいのです。

 

  あなたが「ずっと忙しい」事で悩んでいるなら、規則性と先読みはこの「ずっと忙しい」状況から必ずあなたを開放してくれます。騙されたと思って、先ずはフォーマットの研究から始めてみてください。必ず、結果が出る筈です!

 

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