爪の灯

元スーツ販売員、いま事務職。スーツを売る側、利用する側の両方が備わり最強に見える!

【サボる技術】サボれる指示の出し方!フォーマットは現場と一緒に作ったほうがサボれるよという話。

 

 サボり技術として「改善は自分で仕掛けて人に効果を出してもらう」という事を意識している。なので、仕事上必要なフォーマット類は現場の意見をふんだんに取り入れたうえで、時には自分で現場作業をやったうえで作成したり作成指示をするようにしている。

 

 仕分け作業なんかがわかりやすいが、特定のものをピッキングしようと思ったら、メーカー名や型式、数量などのピッキングするための情報が必要になる。この情報を紙やデータでまとめて作業者に指示をだすのだが、ゴールを「Aピッキングする(できた)」にするのか「B高品質かつ効率よくピッキングする(できた)」にするかで難易度が全く変わってくる。ちょっと厄介な要素として、上記の例だと最終的な成果の見栄え(物理)が同じという事だ。ちなみにAのレベルでとり回している環境でサボろうと思ったら無理だ。経験上、その環境はトラブル対応で常に忙しい感じだと思う。

 

 Aのレベルを達成しようと思ったら正直指示フォーマット等は何でもよい。「必要事項が網羅されている」ものであれば目的は達成できるだろう。しかしBのレベルを達成しようと思ったらフォーマットを工夫する必要がある。例えばピッキング対象のアイテムの保管状況がメーカー別、型式あいうえお順で棚に並んでいるというロケーションの場合、ピッキング作業者は先ず該当するメーカーの棚に行き、あいうえお順という規則性を考慮しつつ目的のアイテムを探すという動きになる。実作業者の作業導線を把握するという事が重要で、指示書のメーカー名と型式の並び順が違うだけで効率が変わってくるという事である。

 

 特記事項等は工夫のしどころである。経験上、事務をやっている人にこの手のフォーマットを作成させると、特記事項は行のおわりに表示させるフォーマットを作ることが多い。これ自体は問題ではないのだが、例えば同一メーカー&同一型式の「修理完了品」のピッキング指示を出す場合で、なおかつその修理完了品が通常の棚ではなく「修理完了品置き場」に置いてある場合がわかりやすいが、この場合だと「修理完了品をピッキングする事」という指示はメーカー名よりも先に配置したほうが効率よくピッキングの作業ができる。その指示の最後に「修理完了品」と明記してあっても、それがわかった時点で手には同一型式の新品が握られている事だろう。棚に戻してイチからやり直しである。

 

 品質にも影響がある。仕組みを構築するにあたって、人間が処理を行う場合、抜けや漏れ、ミス等は「発生して当然」という考えを持ったほうがあとあと困らない。仕分け作業の場合、1日100件仕分け作業があるとして、通常、メーカー→型式→数量の順で合わせていって処理は終わるとする。この場合、大多数の人は数量を見終えた時点でその指示が完結したと判断するだろう。その中の100件中の1~2件のみ、上記修理完了品のピッキング指示があったとする。数量の後にこの指示が表示されるようなフォーマットの場合「最後までちゃんと見なさい」という指示はハードルが高いように思う。フォーマットは統一すると便利であり、それは指示を出す側に対しては指示情報の抜け漏れチェックとして機能するし、指示を受け取る側に対しては、指示の順番通りに進めていけば問題なくお仕事が終わる指示導線が確保されているという事を意味する。「フォーマットの統一」という考え方に「指示導線の長さ」という感覚を取り入れると見落としや確認漏れに対して効果が出る。特定の状況のみ指示導線を伸ばすのであれば全ての指示の導線を伸ばして、長さを揃えてやったほうが「見落とし」は発生し辛くなる。特に「たまに発生する」指示を最後に足すという事は、アトランダムに、指示導線の長さの不ぞろいが発生するという事になり、見逃した作業者が悪くないという事では無いのだが、指示の出し方が悪いというか、指示の出し方にセンスが無いなと思う。指示の長さを揃えるだけが方法ではなく、指示の後ろを伸ばすのではなく指示の前を伸ばす方法もある。色が使える環境ならこれに頼るのも手である。手札は色々そろえておくと便利なのだ。

 

 指示を出す場合、正しい指示を出すだけではダメで、それを受けた相手が期待通りの事をやってくれる指示を出す必要がある。そうじゃないと指示を出す意味がないと思う。なぜなら、成果を出すのは指示を受けた相手だからだ。最終的にどうなっている必要があるか?をしっかりと見据えながら状況を組んでいくとその後のごたごたが減り、サボる余裕が生まれるという事である。

 

 

01405 ゆび指示棒 ペン

01405 ゆび指示棒 ペン