爪の灯

元スーツ販売員が、ファッショナブルに節約を楽しむ系のブログです。コスパとは、商品価格だけで決まるものではない!

【サボる技術】情報の「揮発性」を意識し、効率よく手を抜くという考え方。

  パソコン関連の事を詳しく調べていると、「揮発性」「不揮発性」という言葉が出てくる。どちらもメモリ関連で良く使われる言葉だが、これは仕事をするうえで、もっと言うと、仕事の組み立てを行う上で非常に大切な事だと思っているので、常に意識してやっている。

 

 PC的に「揮発性メモリ」とは、電源を切ってしまうと内容が消えてしまうタイプの情報の保管方法の事。電源切ると消えてしまうデメリットがあるが、情報のやり取りが非常に高速であるというメリットがある。「不揮発性メモリ」はその逆。電源切っても情報が消えずに残るが情報のやり取りが遅いという感じ。普通に管理業務を行う場合、上述の内容と少し異なり、サボる技術としての「揮発性」は、その場でしか取れない情報の事を指す。「不揮発性」は、後でも取れる情報を指すといった区分けで活用していく。

 

 これは「日報」等をつけるときにわかりやすい。揮発性の情報とは、例えば記録に残すまでもないちょっとしたトラブルや、何時何分に発生した等の情報など、『その場で押さえておかないと、後で思い出せなければ消失してしまう情報』という区分。逆に不揮発性の情報とは、その日の天気であったり、その日の作業量(普通に何らかのシステム、受発注システム等が入っていれば、日付で括って出せるようなもの)などの『後でも追える情報』という区分。

 

 根本的に情報収集は重要だが、情報収集という行為をなるべくなくしていく仕組みを作ることがより重要で、日報なんかを取っていくならば、上述「揮発性」の情報に絞ってやるのが効率よい。例えばピッキング作業などの効率化や品質改善を行う場合、システムを入れたり仕組みを作ったりする時にバーコードをスキャンする仕組みを作る。「バーコードをスキャンする」という行動をとる時に、システムにその日時を「勝手に」情報収集させる。バーコードの中に商品の情報を入れておき、システムを使うときに「ログインさせる」ようにすれば、『いつ、だれか、何を、何個(何回)』の情報が勝手に積みあがっていく。データの量を集計すれば「その日の個人の作業量」が出るし、バーコードをスキャンしている間の時間を計算すれば「処理1件当たりどのくらいの時間がかかるのか」が取れる。これらをシステムを介さない「日報」等で情報を集めると非常に手間であり、手間がかかると人間は手を抜くようになるので情報の精度が落ちる。手間かけて低い精度の情報を積み上げるという笑えない結果になるうえに、これに加えて「揮発性」の情報まで取ろうと思ったら「情報を取ることが仕事」みたいなわけのわからない環境になってしまう。日報に「天気」の欄とかあったら目も当てられない。社内でとれる情報だけでなく、社外の人が「勝手に」まとめてくれている情報も活かすのだ。

 

 経験上、「揮発性」の情報はトラブルのタネであることが多く、その場では取るに足らないトラブルでも大きな事故につながる子供だったりする。こういう情報こそしっかりと吸い上げて、勝手に(自動化された)とれた情報を組み合わせて先に対策をしてしまう。こうする事で起こるはずだったトラブルが起こらなくなり、安心して仕事をサボることが出来るようになるのだ!